Økonomistyring

Økonomi - plan for økonomistyring

Den overordnede økonomistrategi er at drift og investeringer skal være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak og egenandeler.

Budsjett

Klubben skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Arbeidet med budsjettet gjøres i november-desember. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet baseres på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man tar med kun sikre inntekter og tar høyde for alle kjente utgifter.

Budsjettet utarbeides av daglig leder i samarbeid med styret, godkjennes av styret og legges så fram for årsmøte for endelig godkjenning.

Regnskap

All aktivitet og omsetning skal bokføres gjennom Viking F.K. sitt regnskap. Det skal aldri benyttes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere, trenere eller foresatte. Fakturaer ifm tur/turneringsdeltagelse sendes til Viking FK. Egenandeler faktureres av Viking FK.

Regnskapet føres av autorisert regnskapsfører, og følger idrettens kontoplan. Regnskapet blir revidert av statsautorisert revisor.

Resultatregnskap rapporteres hver måned og legges fram for styret.

Kontanthåndtering

Klubben legger opp til minst mulig bruk av kontanter ved å ta i bruk elektroniske løsninger (eksempelvis betalingsterminaler og Vipps). Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer før pengene settes inn på konto.

Bruk av bankkonto

Kun fotballgruppens bankkonto skal benyttes. Det er ikke tillatt å opprette egne konti for lag, etc.

Bankkonto disponeres av regnskapsfører etter godkjenning av faktura/utbetalingsbeløp ihht klubbens styrevedtatte fullmaktsmatrise (Vedlegg 1).

Lagskasse

Alle lag har sitt eget "prosjekt"/lagkasse i klubbens regnskapsmodell. Dette for at det til enhver tid skal være god kontroll på lagkassene.

Dersom enkelte lag tar initiativ til «lagsdugnad» skal dette administreres/faktureres via administrasjonen.

Bilgodtgjørelse / Reiseregning

Dersom lagleder, trener, foreldre/foresatte velger å legge ut for en del av lagets utgifter (for eksempel ifm påmelding til cuper og turneringer, dommer, reiseutgifter, sosiale utgifter osv) blir disse refundert om de er innenfor de økonomiske retningslinjer som klubben har.

Refusjon av utlegg skjer på følgende måte:

• Kvitteringer scannes og gjøres til PDF fil. På samme arket føres på mottaker navn, lagtilhørighet og kontonummer.

Klubben dekker reiseutgifter utover normale utgifter ved bilkjøring, til foreldre/foresatte/trenere/lagledere, som benytter egen bil ved reise til bortekamper. Dette dreier seg om fergebilletter og bompasseringer utenfor Stavangerregionen. Bilen må fylles opp med spillere og færrest mulig biler må benyttes, om man skal få utgiftene dekket. Se pkt over for refusjonsordning. Kilometergodtgjørelse følger statens satser.

Økonomiske forhold ved turneringer

Å dra på turneringer/cuper/treningsleir med laget, kan gi gode minner for livet.

For å sikre at alt skal ligge godt til rette for en vellykket tur, både sportslig og sosialt, har Viking FK laget noen retningslinjer.

Det handler om å bygge lag både på og av banen. Det handler også om å lære seg å forberede seg godt til kamp, slik at man er best når det gjelder.

Her følger informasjon om hvor mange turneringer laget kan reise på, hvor langt hvert årskull kan reise og støtteordninger.

6-10 års lag får dekket påmeldingsavgift til fire lokale turneringer.
11 og 12 års lag får dekket påmeldingsavgift til tre turneringer, der en kan være i et nabofylke. To stk ledere skal reise kostnadsfritt. Spilleres egenandel dekker opp det.
13 - 19 års lag får dekket påmeldingsavgift til tre turneringer. En av turneringene kan være i et nabofylke/utenlands. Inntil fire stk ledere skal reise kostnadsfritt. Spilleres egenandel dekker opp det.

Alle påmeldingsavgifter til turneringer (i henhold til maks antall turneringer) blir dekket av Viking FK.

Alle lag som skal reise til felles reisemål og dermed har rett på påmeldingsstøtte, MÅ sende inn et budsjett (pr.lag) til daglig leder.

Frist for innsendelse av budsjett turneringer/annen reise, utenbys er senest 2 måneder før avreise

NB! Et par dager før avreise sendes fullstendig liste (inklusiv hovedleder og ass. leder) til daglig leder, med deltakernes navn og mobil til foresatte. (HMS)

Sommerturneringer sammen som en stor Viking-familie:

Viking FK ønsker at klubben reiser sammen og knytter bånd på tvers av lag. Det legges opp til turneringer som koordineres av sportslig leder fra man er 10 år gammel.

10-12 år: Sør Cup
13-16 år: Dana cup

Vi ønsker å skape gode rammer for å delta på turneringer og melder på som kull istedenfor lag, dermed ønsker vi at turene skal være for alle. Administrasjonen ved sportslig leder vil styre mye av det praktiske, men det trengs også bidrag fra foresatte for å få organiseringen til å gå opp. Dette er ting knyttet til diverse oppgaver knyttet til transport, sosialt osv.

Per lag påmeldt vil det være to ressurspersoner som skal reise kostnadsfritt. Spilleres egenandel dekker opp dette.

Det er anledning til å reise på andre cuper også, men disse cupene vil vi som klubb satse på og ta oss av koordinering for.

Dugnad

Klubbdugnad

Viking FK barne- og ungdomsavdeling er som de aller fleste andre klubber, avhengig av god dugnadsånd. Mange foreldre/foresatte bidrar som trenere, lagledere, i styre/ utvalgsverv eller på andre måter. Det er høyt verdsatt.

Klubben vil for hver sesong avgjøre hva dugnadsarbeidet vil bestå av og informere ut om det.

Lagdugnad

Det oppfordres til lagvise dugnadsarbeid for å tjene inn penger til lagkassen. Lagkassen er ment brukt på sosial arrangement, bidra til lavere egenandel på eventuelle turer osv.

Sponsorstøtte

Foreldre/foresatte har ofte gode nettverk og muligheter for økonomiske bidrag inn i klubben. En grunntanke er at klubben fremstår som et fellesskap og at lagene har rimelig like økonomiske forhold.

Avhengig av sponsorbeløpet oppfordres sponsorene til å støtte hele barne - og ungdomsavdelingen og ikke enkelt lag.

De enkelte lag har dog mulighet til å skaffe sine egne sponsorer. Sponsormidlene må brukes til et formål som er forenelig med Vikings verdier.

Opp til kr 10.000,- kan gå til enkeltlag. Om det er ønskelig å ha logo på klær så er det mulig på oppvarmings/overtrekkstøy. Trykkostnader dekkes av lagkasse/sponsorer.

Kamptrøyen er ikke tilgjengelig for lagsponsorer.

For høyere beløp enn kr 10.000,-, kontaktes klubbens administrative leder/markedsavdeling for å få informasjon om mulighetene.

Forutsetninger:

Administrasjonen skal utfakturere sponsorbeløpet og avtalen skal godkjennes av administrativ leder.

Alle beløp skal inn på driftskontoen til Viking FK.

Godtgjørelse av klubbdommere i aldersbestemte klasser

I Klubben dekker dommerutgifter for lag fra 8 år og eldre (5-er fotball og opp). (Knottelag og 3-er lag kan selvfølgelig også benytte seg av en klubbdommer, men en eventuell godtgjørelse må organiseres internt i laget).

Klubbdommeren må være minst to år eldre enn spillerne.

Klubbdommere vil motta en godtgjørelse for hver kamp de dømmer:

kr 100 for 5-er fotball

kr 150 for 7-er fotball

kr 200 for 9/11-er fotball

Turnering: 50,- for 3-er fotball, 85,- for 5er og 100,- for 7er

Økonomisk støtte til sosiale tiltak

Viking FK gir økonomisk støtte på kr 500,- pr år til sosiale tiltak for lag 6-10 år

Det presiseres at sesongavslutningene kun er for spillere og ledere tilhørende laget.

Kommunale støtteordninger

Idrettsrådet i sammen med Stavanger kommune har økonomiske støtteordninger som har som målsetting å gi barn og unge med ekstra behov for støtte/hjelp, et reelt tilbud om idrettslig aktivitet

Idrett+ er et samfunnsengasjement idretten i Stavanger tar på seg, og handler om å bygge nettverk mellom grupper og enkeltmennesker med særskilte behov, samt utvikle gode aktivitetstilbud for barn og unge.

Målgrupper:

Inaktive barn og ungdom
Barn og ungdom med uønsket adferd
Innvandrerbarn/unge m/foreldre
Psykisk utviklingshemmede (barn/unge og voksne) som har behov for ekstra oppfølging
Personer med betalingsvansker/økonomiske barrierer for å delta i idrettsaktiviteter.

VEDLEGG 1: Fullmakts matrise (styrevedtatt)